報告書や提案書、あるいは気合いの入ったブログの文書など長文を書かないといけないとき、なれないと途方に暮れてしまうものです
しかし、白い画面を眺めていてもいつまで経っても文書は完成しません
書き始めるための技術を紹介します
【目次】
過去の似た目的の文書を探し出す
特にビジネスの現場では、自分にとって初めての文書であっても過去に誰かが似たような文書を作成していることは良くあります
提案書や報告書であれば、まずは似たような事例を探しましょう（誰かに聞いてもいいです）
結果的に全く違う形式になったとしても、まずは手がかりになる文書を読むこと
あるいは、目次構成を見ること
そうすることで自分が書く文書の全体の構成が頭に入り、書き始めることが出来ます
場合によっては、その文書をパクるつもりで、自分の文書の為に必要な部分のみを書き換えることから始めるのも手です
箱書きをやってみよう
まったくお手本になる文書が存在しない場合や項目ごとの書く内容が長文になるような場合、最初から書き始めるのではなく「箱書き」を意識してみましょう
「箱書き」とは、小説家やビジネス書のライターなどまさに定型のない長文を書く職業の方々が使っている文書の書き方です
具体的には、以下のような手順になります
- とにかく、手を付けられるところから文書の部品を書く(これが箱になる)
- 箱をため込むことに集中し、文章の構成などは後回しにする
- 書くのに詰まったら、貯まってきた箱を読み直し、補足説明や背景事情を明確にする文書を作成する
上記の手順でとにかく書く内容を書き出すことで、書くことに対するプレッシャーがなくなり、書くべき文章の最初の一歩がふみだせるはずです
手を動かそう
パソコンの前で上記の作業をしていても、うんうん唸るばかりで、行き詰まることはよくあります
そんなときは、思い切って場所とツールを変えましょう
私の経験では、以下のように環境を変えることで書くべき文章の部品が溢れ出したけいけんがあります
- 机の上からパソコンを片づけて、ノートを開きキーワードを書きながら思いつく文章を書き始める
- 外にでて、スマホで書き始める
特にキーボードを使うパソコン作業に比べて、ペンと紙を使って文章を書く作業は脳が活性化され文章があふれ出る感覚を味わうことが出来ます
この場合、誤字や脱字を気にしたり漢字で書くべきと思うところの漢字が思い出せないとかで手を止めないことです
ひらがな、カナカナ何でもあり。大事そうならば下線を引く、ぬけているところがあれば、後から書き足してしまう
とにかく紙の上でペンで書く自由を謳歌しましょう
箱書きで六割方の内容が出てこないなら書き始める準備が足りない
もしも、箱書きで書いてみたときにまったく、あるいは書かなければいけない文書量の半分程度しか文書の箱が出来ないのであれば、材料がまだふそくしている可能性があります
あるいは、書こうとしている題材に対しての書こうとしている文書のボリュームが大きすぎるということも考えられます
ビジネス文書の世界で、ボリュームが内容よりも重視されることは余りなく、十分に材料が含まれていれば短い文書の方が喜ばれます
しかし、その分野について経験を積んだ上司や同僚がイメージしている文書量と自分が書ける文書量の差があまりに違う場合、材料が単純に不足している可能性もあります
このような場合は、文書作成に取りかかる前に一度文章の読者になる相手に期待値を確認した方が無難です
以上 素早く長文の文書を作成する為の達人技に関する記事でした
まとめ
− 何か長い文書を作成するときに、パソコンにこだわらず手書きやスマホなどでも、とにかく始めることが大事
− 過去の似たものを探す、箱書きでまずはパーツを作るなど手がつけられるところから始める
− もし思ったよりもパーツがかけないのであれば、文書のサイズ想定が大きすぎる可能性もある
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