新卒時代、言われた仕事に即反応して仕事を始める私は、上司に注意を受けました
正直当時は仕事にすぐ取りかかる自分は「えらい」とか思ってたのですが、何を注意されたのかを書こうと思います
とりあえず始めてしまっていた自分
何か上司に仕事を指示されると私は思いつくままに仕事に手を着けていました
やってる内に全体像が見えてくるだろうというざっくりした感触はもっていたものの
手を着けなくては、進まない
という「焦り」に似たものが当時の心の中にはありました
後回しにして何時までも手を着けないのは論外にしても、私のそういった仕事の仕方が上司には心配をかけてしまったようです
まずは、仕事の全体像を、把握する
上司が私に注意したのは以下のような説明でした
「仕事は、如何に効率的に進めるかを考えるのに八割。仕事そのものは残りの二割で終わらせるくらいのペース配分で考えろ」
いや、想定している工数の5分の1で仕事終わらせるの無理だから！
と最初は思いましたが、工数配分ではなく気持ちの配分という意味。
逆の言い方をするならば、ダンドリをしっかりすれば仕事の八割方は終わったようなものという意味でした
ダンドリで考えること
私の場合は、以下のことを最低限考えるようにしています
- 最終的にその仕事で求められる結果は何か
- 誰か他に似たような仕事をした人はいないか
- その仕事は、個人でできる部分と他の人と協力しないとできないことは何か
- その上で、どういう手順で仕事をこなすかの全体像
順番に解説していきます
結果は何か考える
仕事にすぐ取り掛かっていた頃の私は、言われたことに脊髄反射してとりあえずできることに手を着けました
最終的に上司やお客様が求めているものの真意を考えずに、言われたものを作ることに走り出しました。
その仕事の結果が何に結びつくのか、お客様や上司がその仕事の結果何を成し遂げたいのか、あまりかんがえていませんでした
結果として、出来上がったものが上司の目的に適わないなと無駄な作業を随分するはめになりました。
その仕事の結果がどうなると良いのかの明確なイメージが固まるまで仕事にてをつけるべきではありません
勿論わからなければ、上司やお客様などその仕事の最終的な発注者に確認をするべきです
ここで大事なのは、最終的なの部分です
中間に入っている人に確認しても的確な答えが返ってくるとは限りません
過去に似たような事例がないか調査する
会社の仕事の八割は、過去の仕事の繰り返しです
勿論、新規事業とか新しいデータを集めるとかそのまま同じと言うわけにはいかないかもしれませんが、それでも似たような仕事は必ず過去に例があります
自分がやったことがなくても、誰か他にやった人を探してみましょう。
まずは、自分にその仕事を指示した上司、先輩、同僚に聞いてみる
社内のファイルサーバーやイントラネットなどを検索するなどとにかく心当たりを当たってみましょう
全くの1から作るのと過去の仕事の内容をパクることではまったく効率が変わってきます
個人ワークとチームワークを仕分ける
仕事には必ず一人で進められる部分と、誰かと協同しないとできない部分があります
前者は、仕事のタイミングや作業量など融通が効きやすいのですが、後者は事前の計画が必須です(特にタイミング)
そのため、チームワークが必要となる仕事は、必ず事前に洗い出した上でいつどのように進めるかを決めてから仕事に取りかかるべきです
ダンドリのダンドリ
具体的に仕事のダンドリはどのようなダンドリで行うべきでしょうか？
私は、多くの場合以下のダンドリでまずは進め方を決めています
都合早ければ30分くらい、大きな仕事であっても1日くらいでダンドってしまいます
- 最終的なアウトプットのラフなイメージを手書きで上司(あるいはお客様)に確認する
- 似たアウトプットが無いかファイルサーバー、イントラネットを検索。周りにも聞いてみる
- 仕事の終わりまでにやらないといけないタスクを洗い出し、協力を必要とする人と必要となるタスクを明確にする
- 協力を必要とする人の予定を抑える。この時、仕事を指示した上司との確認スケジュールも必ず決めます
これだけダンドッておけば、仕事は今まで以上にスムーズにすすめることができるはずです
以上 仕事を最短で終わらせるためのダンドリのテクニックについての記事でした
コメントを残す