会社で仕事をしている限りにおいて、会議に参加しないで仕事を進めることはなかなか困難です
参加するからには、有意義に会議に取り組む為の技術を紹介します
【目次】
その会議に参加すべきか検証する
まずは、会議に招集されたらその会議に参加するための十分な準備をおこないます
アジェンダを確認する
アジェンダのない会議には参加すべきではありません
そもそも自分がその会議に参加するべきなのかを確認する上でも絶対にアジェンダの確認をしましょう
その上で…
- 自分はその会議で述べる意見があるか？
- その場にいてどうしてもその場で詳細を理解しなければならない議題か？
の2点を自問しましょう
上記のいずれもその会議が当てはまらないのであれば、その会議に参加すべきではありません
会議資料を読み、予め会議の流れを理解する
有限の会議時間の中で、流れを理解し議論にきちんと把握するために会議での資料や過去の議事録は必ず確認をしましょう
会議資料が、直前まで共有されない会議もありますが、可能な限り事前に共有してもらうように働きかけましょう
会議では発言を、「絶対」にする
上記の準備をして、会議に望んだからには会議では必ず発言をすることを意識しましょう
会議に参加しながら、発言しないのは参加していないことと変わりはありません
もし、発言できなかったのであれば、上記の事前準備の過程も含めて、会議への自身の取り組み方を再考しましょう(そもそも参加不要の会議だったのかもしれません)
会議における記録の取り方
会議においては、どのような立場で参加しているにせよ必ず手元に記録を残しましょう
ノートかPCか
PCを利用する人が多いですね
ただ、私は絶対ノート派です
ノートの良さは、話があっちこっちに行ったときの、テーマごとに一つの塊にかけること。
自由にマークをつける(丸で囲む、星を書く、下線を引く等)ことができること
話の筋とは違うテーマやメモを同じノートに書き込みながら話が出来ることです
他人が話していることをメモるだけでなく、自分が話すべき意見も書く
会議記録というと、そこで話されたことを書き取ることに集中しがちですが、自分が思ったこと、疑問に思ったことも忘れずにかきとめましょう
誰かの発言の最中に、感じた疑問を感じた瞬間に発言を遮って質問する失礼をせず、忘れずに質問するため
また、議論の中での気付きや、会議後の課題確認時に上げるほどではないけど、自分としてやらないと行けないことを忘れないため
このようなメモが必要です
特に自分が会議の議事を進行する立場等発言を多くすることが求められる立場であれば、話されたことより、話すことを中心に記録することを心がけてみましょう
話が脱線したときの戻し方
会議では、よく脱線してしまうことがあります
本来の議題や論点から、話が別の話題に展開していき、全く違う議論になってしまうことです
脱線を即座に軌道修正すべきかどうかは状況によります
なぜなら、そこから新たな発見や思いもしない結論が導かれることがあるからです
とはいえ、脱線したまま話の本論に戻れなくなってしまっては時間だけが無駄になってしまいます
脱線した議論を元に戻すためには、以下の点に気を配っておく必要があります
タイミングを見計らう
脱線は、上記のようなメリットがあるため、時間に余裕があるのであれば、ある程度泳がせるのも必要なテクニックです
ただ、論点がたくさん出てきて収集がつかなくなったり、逆にその方面の話が出尽くした気配が出てきたら、話を打ち切る発言をしましょう
脱線ポイントを記録しておく
訓練を積めば、記憶で脱線したポイントをしっかりと覚えておき、そこへ戻せるようになります
側聞するところによるとテレビのアナウンサーはこのような訓練を行うようです
しかし、最初のうちは、脱線したと気付いた時点で直前の話題をメモしておくことで、見失ってしまった本論に戻ってくることができます(テレビと違ってメモを取っているのを誰かに見とがめられることはありません)
また、普段から議論しているときに遡る練習やテレビのバラエティなどを見ながら任意の時点から経過を遡ってみる練習をしてみるのも訓練になります
終わりに必ずすべきこと
なんとなく時間が来たら終わりということは絶対に避けましょう
必ず、決定事項と課題、やるべきことを、書くにしましょう
課題とやるべきこと(TODO)は、誰が責任者かもはっきりさせましょう
期限を決めるのも忘れずに
責任者は、部門やチームではなく個人をできるだけはっきりさせるようにするとスムーズです
以上 会議の価値を倍増させるためたの基本技術についての記事でした
まとめ
- 参加する会議については、参加すべきかの検証から初めて、事前準備をしっかりする
- 参加したからには、その会議で自分の価値をきちんと出す（発言する）
- 会議の最後に結論、持ち越し事項などのアクションを必ず確認する
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