本来は、パワーポイントはプレゼンテーションソフトであり、ドキュメント作成ツールではありません
しかし、今や多くのビジネスシーンではプレゼンテーションされない場面でもパワーポイントでドキュメントを作成することが多々あります
パワーポイントでドキュメント作成をすることによる功罪と、ドキュメント作成する場合の鉄則をまとめます
【目次】
なぜ、パワーポイントでドキュメントを作成するのか
図表を使ってわかりやすい見た目の良いドキュメントを作る目的というよりも、印刷レイアウトなどに気を配る必要がないことが、最大のメリットだと思います。
逆説的ですが、最も見た目が重視されるプレゼンテーションソフトであるが故に、見た目の部分の調整に最小限の手間しかかからないでアウトプットできるのが、メリットです。
以下にワード、エクセル、パワーポイントの特徴を並べます
ワード
メリット
- 編集履歴が残る
- 最初からページイメージを意識しながらドキュメント作成ができる
デメリット
- 使い慣れないと、書式設定に手間がかかり思わぬ採番やインデントが入る
- 図表を使おうとすると突然使いにくくなる
- アウトラインに対応していない
エクセル
メリット
- 図表(特に表)の作成が簡単
- ページの大きさに囚われずドキュメント作成が行える。印刷時に拡大縮小で多少のページサイズの調整が可能
デメリット
- アウトラインに対応していない
- 印刷時の拡大縮小の結果、出来上がり文書のフォントサイズなどが、バラバラになりがち
- 印刷イメージと画面イメージが違う画面で見えている文字が印刷時に見えなくなる
パワーポイント
メリット
- アウトラインから書き始められる
- 図表の入力が楽
- 会議等で紙の資料でも投影資料でも作成可能
- 印刷イメージと画面イメージが一致する
デメリット
- ページ数が増えがち
- 内容ではなく、見た目が気になる。見た目に手間をかけるときりがない
サクッとパワーポイントのドキュメント作成するコツ
テンプレートを使おう
真っしろい画面でいきなり書き始めると、ものすごく見にくいドキュメントになりがちです。
パワーポイントの、デフォルトテンプレートはプレゼンテーションに合わせてあるので、ものすごくフォントサイズが大きいのも問題です
ドキュメント作成用のテンプレートを一度作っておいて登録しておくとよいです
アウトラインを使う
いきなり白い紙のページに向かうのではなくまずは、アウトラインから書き始めましょう
俯瞰してアウトラインを書くことで、言いたいことをまとめることができます
アウトラインの表示は以下の手順で行います
1ページ1テーマ/1メッセージで作成しよう
タイトルとメッセージをアウトラインでは時間をかけて作成しましよまう
極論、タイトルとメッセージだけで言いたいことを伝えきるつもりで作成してしまいましょう
図解はスマートアートを使う
最近のパワーポイントに搭載されたスマートアートは、物事の構造を分かりやすくまとめるテンプレートとして使えるものが多数あります
サクッとパワーポイント資料を作る際に、図解にあまり力を入れるべきではありませんが、メッセージを伝えやすくする為の構造につかえるものがないか見てみるのは、一から図解を考えるの比べて手間がかかりません
ドキュメント作成に時間をかけず考えることに時間をかけよう
ドキュメントを作成する際に、本当に時間をかけるべきは内容です
パワーポイントは、その内容に集中しやすいツールです
プレゼンテーションの予定がないようなしりょうであっても、パワーポイントで作成するメリットがあるようであれば作ってしまいましょう
急な会議に呼び出され何かを説明しなければならないとき、15分から30分程度でサクッと見栄えのする資料が作成できるようになります
以上 パワーポイントでドキュメントを作成するメリットとコツについての記事でした
まとめ
− パワーポイントでドキュメントを作ることは、ExcelやWordに比べてメリットがある
− テンプレートやスマートアートを活用することで作成は短時間に行える
− アウトラインを利用することで文書全体を俯瞰してみることもできるので、活用すべき
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