仕事を断る技術

働き方改革という言葉で、語られる中で時短や効率化を求められることが多いです

かく言うこのブログもそういうテーマを主に扱っているわけですが究極の時短技の一つとして、そもそもその仕事をしないのも大事なアプローチです

今回は、仕事をしないための技術、すなわち「断る」技術について記事にします

仕事を断られる立場を考える

仕事を頼む側は、仕事をして貰わないと困る立場です

だから、シンプルに「できません」と回答されても、どうしようもありませんし、「やってほしい」「できません」の押し問答になるだけで不毛な議論につかれるだけです

とはいえ、無尽蔵に仕事ができるわけではないのも事実

仕事を断るためには、それなりの技術が必要なのです

仕事ができない理由を明確に説明する

仕事ができない理由は、シンプルに言えば２つしかありません（人が納得できる理由という意味では）

キャバが足りないか、能力が足りないかです

キャパが足りないときの断り方

キャパとは、その仕事をする余力です。
スケジュール的に無理だったり他の仕事が立て込んでいるときに、キャパが足りない事が発生します。

キャパが足りないときの断り方は、優先順位の確認と個々の品質と工数の説明によって行います

優先順位の確認

自分が今やっている仕事を一覧表にして今依頼されようとしている仕事との優先順位の確認をします
今の仕事を止めてでもやるべきという判断がされるのであれば、その判断をもとに今の仕事を止めましょう。

逆に、今の仕事を止められないのであれば、受け付けられないことを伝えましょう。

その際に、今の仕事にかかっている工数をきちんと把握していると断りやすいです
時間の家計簿をつけておくとそのようなときに対応しやすいものです

品質の確認

今の仕事を行いながら、新しい仕事を頼まれた。しかも、工数を説明しても「どうしても」引き受けてほしいと言われた場合、「品質を下げる」提案をしましょう
同一の工数内で、新しい仕事に取り組むならば、品質を下げるしかありません。

何を行うことを省けば、引受可能なのか（逆に言えば、省けないならば、引き受けられないのか）を明確に伝えましょう

能力が足りないときの断り方

時間的に余裕があったとしても、自分の能力的に荷が重い仕事も引き受けるべきではありません

その仕事に求められる知識や経験が自分には足りないと感じるならば躊躇することなく、その旨を依頼してきた人に伝えましょう

能力が足りないのに安易に引き受けてしまうと
−ずるずると時間だけがかかってしまう
−仕事の結果が、依頼者の期待したものに到達せず無駄に時間が過ぎ去る

ということが、発生し依頼した人にも引き受けた人にも不幸が訪れます

勿論、依頼者は能力不足を分かった上で、能力アップのための試練として依頼していることもあります。

それならば、充分サポートが必要であることを確認しましょう

職場でよくある悲劇は、依頼者はできると思って依頼し、依頼を受けた側は訓練だと思って取り組む場合です

充分なサポートを受けられなかった仕事をこなした人は何も成長できず、依頼した側は満足な結果を受け入れることができません

能力不足を感じる時は、「充分なサポート」と「充分なスケジュール的な余裕」が必要であることを確認しましょう。

その余裕がなければ、仕事の依頼は行われないはずです

断るのではなく、依頼者に選択の余地を与える

単純に断るよりも、上記のように逆提案をされていくなかで、品質や他の仕事との優先順位、納期など何かを犠牲にすることの選択肢を依頼者に与える効果はあります
最終的にその仕事を断った形になったとしても、「断られた」というよりも、「自分で判断して仕事の依頼を辞めた」という心持ちに仕事の依頼者が感じるからです

ギスギスした感情なしに、仕事を引き受けないことができます

以上　仕事の品質を落としたり、人間関係を壊したりしないで「仕事を断る技術」の記事でした