仕事効率アップ！TODOリストのメリットとデメリット、そしてストレスを減らす使い方

TODOリストは、仕事を効率よく進めるための基本ツールとして広く使われています。しかし、思わぬ落とし穴があることをご存じですか？この記事では、TODOリストのメリットだけでなく、実際に感じるデメリットと、その対処法についてまとめました。

TODOリストのメリット

TODOリストの主なメリットは、以下のようなものです。

• タスクの可視化: やるべきことをリスト化することで、忘れにくくなります。
• 優先順位をつけやすい: 重要なタスクに集中できるようになります。
• 気持ちが軽くなる: 記憶に頼らずに、安心して他の作業に集中できます。
• 作業時間の見積もりがしやすい: タスクを把握することで、どれくらいの時間が必要かを見積もれます。

これらのメリットは、特にGTD（Getting Things Done）といった手法でよく強調され、私自身も以下の本から大きな影響を受けました。

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TODOリストのデメリット

一方で、長年TODOリストを使ってきた私が感じたデメリットもあります。

• リストが膨大になり、管理が大変: いつの間にかタスクが山積みになり、全体を把握するのが難しくなります。
• 積み残しが発生する: すべてのタスクを終わらせることができない日が続くことも。
• 毎日のルーチンタスクの管理が漏れがち: 繰り返し行うタスクを見落としやすいです。
• 同じタスクを見続けて気が滅入る: 何度も見返すことで、モチベーションが下がってしまうことがあります。

特に最後の「気が滅入る」ことは、TODOリストの本来の目的である効率化を台無しにしてしまう大きな要因です。

ストレスを減らすTODOリストの使い方

では、どうすればTODOリストを効率的に運用しつつ、ストレスを感じないで済むのでしょうか？その答えは「スケジュール化」と「断捨離」にあります。

スケジュール化で効率UP

TODOリストに書いたすべてのタスクをリストに残すのではなく、実際のスケジュールに落とし込むことが大切です。具体的には以下のようなルールを取り入れましょう。

• 5分以内で終わるタスクは即実行: リストに残すよりも、即処理してしまいましょう。
• 時間が読めないタスクはまず5分だけやってみる: 実際に手をつけてみて、その後の処理を決めます。
• 5分で終わらないタスクはスケジュールに入れる: TODOリストに残すのではなく、具体的な作業時間を予定に組み込んでしまいましょう。

このように、TODOリストを「やるべきことの一時保管場所」にせず、すぐに処理かスケジュール化する習慣をつけることで、リストの持ち越しを減らせます。

断捨離でタスクを整理

タスクをスケジュール化していくと、すぐに予定が埋まってしまうこともあります。これは、そもそもやるべきタスクが多すぎるというサインです。こうしたときこそ「断捨離」が必要です。

• スケジュールに入りきらないタスクは削除: 未練を残さず、忘れてしまうか、他の人に任せましょう。

タスクを定期的に見直し、断捨離を進めることで、ストレスを感じにくいTODO管理が実現できます。

TODOリストは、メンテナンスが大事

作りっぱなしでは、ストレスが増しやがて見たくなくなります(実体験)

TODOリストは、作ったら終わりではありません。定期的なメンテナンスが欠かせないのです。リストが膨れ上がると、見るのも嫌になり、ストレスを増大させる原因になります。効率的な運用を続けるためには、TODOリストを頻繁に見直し、不要なタスクはどんどん削除していくことが大切です。

以上 TODOリストのメリデメについての記事でした