会議を避けられない以上、会議を行った結果が成果につながらなければなりません
会議の効果を高めるために行うべき、会議後に行うべき作業と効果的な実施方法を記事にします
【目次】
議事録の鉄則
議事録は必ず作成しましょう
ただし、短時間でかつ後から見て会議結果がわかるものにする必要があります
以下のポイントを押さえて書きましょう
構成
会議の経過をだらだらと記載する議事録を見かけますが、読みにくい上に書くのに時間がかかります
以下のような構成で簡潔にまとめましょう
- 日時、参加者等会議開催の要項
- 決定事項
- 課題/TODO
- 次回開催日と参加予定者
決定事項には、決定の背景も記載する
決定事項の欄には、会議で決定したことはもちろんのこと、決定の背景事情を記載するようにしましょう
- なぜその決定に至ったのか
- 対案として何があり、それと比較して何が優れていたのか
後から、決定事項が蒸し返されない為の予防策になります
課題とTODOは、責任者と期限を書く
課題とは、継続的に議論が必要なもの。次回の会議で継続審議なのか、誰かが原案をけんとうするのか。
少なくとも、その課題がいつまでに結論が必要なのか明確にします
逆に期限が設定できない(それほど急がない？)ような案件は課題に見えても課題として扱わない方がよいです
TODOは、明確に誰かが何かを行う必要のあること
これは、必ず責任者(部署やチームではなく人)と日付で期限を記載しましょう
議事録は、広く公開する
議事録は、可能な限り公開範囲を広くしましょう
今回の会議に参加していなくても、次の会議に参加する人もいるかもしれませんし、課題やTODOを実行に移すとき会議参加者でないひとに情報を共有する手間を削減します
課題やTODOをきちんと追いかける
自分が会議主催者であれば勿論のことですが、そうでなかったとしても、会議の課題とTODOの進捗には気を配りましょう
会議参加者が、その場で会議に貢献する為に発言を求められるように、その会議で発生している課題やTODOが実行されなければ、会議の効果はなくなります
自分の、参加した会議がそんな哀しいことにならないためにも、他人事にせず気を配りましょう
以上 会議をやりっ放しで終わらせない為の議事録作成とその活用についての記事でした
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