EXCELで、ちょっとトクするテクニック3選

日常業務でEXCELを利用する人も多いですが、特徴を上手く掴めば、より効率的に使うことが出来ます。
データの入力、印刷についてちょっとした工夫で作業効率があがる方法を紹介します

【目次】

データの入力方向をシートによって使い分ける

データを連続入力する際に、エンターキーを押したらセルが右に行くか下に行くかは、入力しようとしているExcelシートの形式によって変更することができます

データを縦に入力していくシート、データを横に入力していくシートによって使い分ければ、入力→Enterで次々に入力を行うことができます

Excelの「環境設定」を選択すると以下のようなメニューが表示される

この中の「編集」（赤枠）をクリックすると、編集のための各種設定が現れます
中央より、少し下くらいにある「入力後のセル移動」でデータ入力あとの方向を指定します（初期値は「下」になっていると思います）

データを沢山EXCELに入力する必要があるときに覚えておくと便利な小技です

標準の書式設定は入力された内容を（勝手に）解釈してデータにします

例えば「9:30」と入力すれば自動的に時刻として解釈してくれますし、「2018/05/15」と入力すれば日付と解釈してくれます

便利ではありますが、時々こまるのは製品番号のようなもので「30-10-2」みたいな数字をいれると日付に変換されたり、「00001」のような番号（社員番号や会社番号）が、「1」という数字になったりしてしまうことがあります

とりあえず00001という「文字列」を入力したい時、あたまに「’」(アポストロフィ）を入れると文字列として認識されます（アポストロフィは表示されなくなります）

Excelは、シート毎に印刷設定をする仕様になっているため、複数シートをまとめて印刷しようとすると思うように印刷できないことが多々あります。

全部をカラーで（あるいはモノクロで）印刷しようとして複数シートを選んで印刷したとしても、この仕様の為に、個別シートごとの印刷設定が優先されて白黒ごまざったり、両面印刷もシート毎に設定しないといけなかったりします

膨大な業務マニュアルや、設計書の類がこのような形になっていると印刷するだけで一苦労ということになりかねません

そのようなときは、一度PDFファイルに落としてから印刷すると上手くいきます

印刷したいシートを全て選んだ状態で、EXCELメニューの「ファイル」をクリックして、以下の画面を表示します

左のメニューの「エクスポート」をクリック

ここで現れる「PDF/XPS作成」ボタンをクリックします

保存先指定の画面がでるので、保存先を選択すれば選んだシートをPDF化されたものが保存されます

特に、特別なことは必要はありません

複数シートがひとつのPDFファイルになっていればそれを各種のPDFビユーワーで、自由に印刷設定をして印刷しましょう

以上　Excelを利用していて困る事を解決するちょっとしたテクニックについての記事でした

− Excelデータ入力は大量であれば、入力方向の設定をするだけで無駄なマウス操作や矢印キーの利用が不要になる

− また、同様に入力内容が勝手にExcelに解釈されないようにセル書式を予め設定しておくのも地味だが便利

− 複数のExcelシートをまとめて印刷する場合、一度PDF化した上で印刷すると書式設定等が楽になる