Excel方眼紙のメリットとデメリット

Excelでビジネス文書を、作っているときやExcelで作ったビジネス文書を受け取ると良く出くわすのがExcelの列幅を一文字程度の幅に設定して、文書が書かれている通称Excel方眼紙と呼ばれる文書です

一部には、熱狂的な支持者がいる一方で毛嫌いする人もいるこの形式そのメリットとデメリットについて記事にします

【目次】

• Excel方眼紙とは
• Excel方眼紙のメリットは、文書構造を考えないです書き始められること
• Excel方眼紙のデメリットは、表や文書の構造が分かりにくくなること
• 文書の構造を考えてExcelのドキュメントは作ろう

Excel方眼紙とは

具体的には、以下のように作成されている文書のことです

Excel方眼紙のメリットは、文書構造を考えないです書き始められること

この形式が支持される最大の理由は、Excelを白紙の紙のように扱いどこからでもどこにでも文字や図、表を配置できることです

Word等日本語ワープロソフトの使い勝手が、イマイチ（私見です）なこともあり、さっと文書を作成する技術として広まってきました

Excelを表作成ツールとみなしておらず、文書を書くためのツールとみなしているときにこの書き方が支持されます

ちょっと段下げ(インデント)をしたいときなども、原稿用紙のような形になっているため、エクセルのセルを1列づらすことで、簡単に段下げされた文書を書くことができます

また、（当たり前ですが）表を作成するのも簡単です

Excel方眼紙のデメリットは、表や文書の構造が分かりにくくなること

伝わりにくいかもしれませんが、表としてExcel文書を扱う場合にExcel罫線は致命的に使いにくくなります

例えば、先程の段下げなどをするために、列が変わるなどは、表の情報として利用しようとすると使いにくくなります

Excelなので、関数等を使って入力の簡易化を図ったり、マクロを利用して別の形に加工したりしたいということもあります
また、単純にコピー／ペーストで他の文書に情報を再利用したいということがあります

このような場合に、方眼紙を利用しているとコピー／ペーストや再利用が非常に難しくなります

文書の構造を考えてExcelのドキュメントは作ろう

Excelは、表を作成するツールです

日本のビジネス上では、罫線つきの文書が好まれる傾向にあり、Excelで文書をつくることが必ずしも不合理というわけではありません

しかし、後々の再利用を考えるのであれば、文章構造をきちんと考えて、フォーマットを作ってから作成するほうが最終的には業務効率化に繋がります

まとめると、使い捨てするのが確定しているようなドキュメント（メモ、一回限りの会議の為の資料など）は、Excel方眼紙でも良いですが、正式なドキュメントとして残すもの（議事録、設計書、マニュアル等々）は、方眼紙で作成せずきちんとしたフォーマットを決めて作成すべきです

ちなみに、印刷が前提とされる資料(マニュアルや契約書、発注書)等は、そもそもExcelでの作成は向きません。

こと印刷に関してはエクセルは致命的に使いにくい部分があるからです

• 印刷時に、文字が見切れる
• 複数シートの印刷設定がバラバラの時に印刷そのものに苦労する

以上　Excel方眼紙のメリット／デメリットについての記事でした

まとめ

− ビジネスの現場ではExcel方眼紙と呼ばれる使い方が多数見受けられます

− 簡単に文書作成に入れる反面、後々のデータの使い回しにはとても不便

− 利用を否定しないが、デメリットをきちんと理解した上で使うようにすべき